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「人事システム活用コラム」

コラム執筆者プロフィール

吉政 忠志 氏
鈴与シンワートの人事給与ペイロール「S-PAYCIAL」のマーケティングアドバイ ザー。
その他、吉政創成株式会社の代表取締役、一般社団法人PHP技術者認定機構  代表理事、BOSS-CON JAPANの理事長、Rails技術者認定試験運営委員会の委員長 を兼任。
その他、IT市場動向や人材関連の講演が年間で30回以上、月刊連載のコラムが15本あります。
詳細は以下のWebサイトをご覧ください。
http://www.yoshimasa.tokyo/

第002回 作業時間が短縮され、コストもリスクも削減できる電子給与明細

(2016年6月)

改めまして。鈴与シンワートでマーケティングアドバイザーをしている吉政創成株式会社の吉政忠志でございます。仕事柄大変多くのお客様のシステム導入事例を取材しており、企業がシステムの選定や導入、運用に至るまでの経験談を伺っています。
「人事管理・給与管理のIT活用コラム」の第二回は前述の業務経験から学んだ「作業時間が短縮され、コストもリスクも削減できる電子給与明細」についてご紹介したいと思います。

給与明細と聞くと、大半の企業が紙に出力した給与明細をイメージしますよね。紙に出力した給与明細を社員に渡している企業は、恐らく創業からずっとそのようにしているので、もうその作業が定着してしまって、特に疑問に思うこともないように思えます。
ただ、ここで注目いただきたいのは、その給与明細を出力し、封入し、配布することにどれくらいの作業時間がかかっているか、外注している場合は、費用がいくらくらいかかっているかと言うことです。

従業員100名から200名くらいの企業では、給与明細の配布にかかる全作業は大よそ1日~2日程度と思います。
この1日~2日の作業が電子給与明細を利用すると、大よそ10分から20分に短縮されます。鈴与シンワートのS-PAYCIAL with電子給与明細の場合の作業ステップとしては以下になります。

1.人事給与システムからCSVファイルで給与情報を出力します。
2.1のCSVファイルを鈴与シンワートの「S-PAYCIAL with電子給与明細」にインポートするだけで作業完了となります。あとは、設定した公開日を待つのみです。もちろん公開日までの間に内容確認、再取込などが可能です。

<S-PAYCIAL with電子給与明細のファイル読み画面>

上記の作業ステップを読んだだけで、相当作業が楽になるのがお分かりいただけると思います。
ちなみに電子給与明細サービスは上記のような作業が短縮されるだけでなく、以下のようなリスクも回避できます。
1.誤配のリスク軽減(筆者は経験があります)
2.社員による紛失のリスク軽減

機能面では以下のメリットもあります。
1.社員の給与明細管理が楽になる
2.「S-PAYCIAL with電子給与明細」の場合、人事部からの通達も管理画面から一斉配信できるので便利。

投資対効果の点で言いますと、現状のコストはお客様の状況によって変わりますが、「S-PAYCIAL with電子給与明細」の場合、お一人様、月額30円でご利用できるため、作業時間の人件費などを考えると大きなコストメリットが出るお客様が多いようです。

鈴与シンワートでは、上記のようなメリットを享受できている企業が多く、事例として公開されています。興味がある方は是非以下の事例集をご覧いただき、今後のご参考にしてください。
http://www.shinwart.co.jp/hr/case/dl/

最後に某IT企業のS-PAYCIAL with 電子給与明細の導入事例をご紹介いたします。
■事業内容と導入前の状況
弊社の事業はPHPやJavaなどのプログラマーを育成し、お客様先に派遣する事業とお客様の要件に従い開発を進めていく請負事業を行っています。社員の多くがお客様先に常駐をしていることが多く、給与明細の配布に苦労していました。

常駐先に訪問する担当営業マンに常駐社員の給与明細を手渡しすることも考えたのですが、情報漏えいや紛失の観点から、自宅への郵送で対応していました。社員の月一回の社内出社日に渡すことも考えたのですが、給与明細を手渡すタイミングと出社日が合わないことも多く、郵送での配布が定着していました。

郵送すると、給与明細の打ち出し、封入・投函作業などでどうしても1日~1日半程度はかかってしまいます。また、郵送時の紛失や誤配などのリスクはどうしてもぬぐいきれませんでした。

■担当者のコメント 「電子給与明細の話は以前から聞いていまして、興味がありました。ただ、安いところは運営企業規模が小さく、社員の給与情報を預けるのに少し不安があり、大手が提供するサービスはどうしても価格が高く、準備にも手間がかかりました。
「S-PAYCIAL with 電子給与明細」は一人30円と低価格であり、上場企業である鈴与シンワートが提供していたので安心でした。また、最近弊社は外国人のプログラマーを雇用するようになり、英語版の電子給与明細サービスがあるのもとても助かっています。」

■採用効果
・運営コストの大幅短縮
・作業時間が1日半から15分へ短縮
・英語版による外国人社員への対応

本事例の詳細も以下のページよりダウンロードできます。興味がある方は是非ご活用ください。
http://www.shinwart.co.jp/hr/case/dl/


※本コラムは執筆時点で公となっている情報に基づいてコラムニストが執筆したものであり、コラムニストの意志を尊重し原文のまま掲載しています。
よって本コラムは必ずしも当社の意見や方針を反映したものではありません。
当社及びコラムニストはコラムの完全性・正確性・相当性等について、一切の責任を負いません。
また、利用者が被ったいかなる損害についても一切の責任を負いかねます。


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その他、IT市場動向や人材関連の講演が年間で30回以上、月刊連載のコラムが15本あります。
詳細は以下のWebサイトをご覧ください。
http://www.yoshimasa.tokyo/
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