個人情報保護方針

1.個人情報保護に関する方針

2005年(平成17年)4月1日制定
2013年(平成25年)6月26日改定

当社は、情報サービス企業として、広範な業務領域で多くの情報を取り扱い、豊かな社会の実現に向けた幅広いサービスを提供しております。

近年のデジタル化技術やネットワーク技術の進展は、個人情報の大量流通を可能としており、個人情報の適切な取り扱いと保護の必要性が増大しております。

当社は、すべての事業で取扱う個人情報および役職員等の個人情報について、個人情報保護に関する日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム」(JIS Q15001:2006)に準拠した社内ルールを定め、下記「個人情報保護方針」に基づいて個人情報を適切に保護しつつ最新技術を活用して、お客様の幅広いニーズに役立つサービスを提供してまいります。

  1. 事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報の取得・利用および提供を行う。
  2. 個人情報を取得する場合には、事前に利用目的および提供の有無を明確にし、本人の同意を得た上で、目的の範囲内において適切に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じる。
  3. 個人情報の取扱いに関する法令および国が定める指針その他の規範を遵守する。
  4. 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失又はき損などのリスクに対して、合理的な安全対策および適切な予防ならびに是正措置を講じる。
  5. 本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請に対して遅延なく対応する。
  6. 個人情報を保護するために当社では個人情報保護マネジメントシステムを策定する。また、その内容は適宜見直し、継続的改善に努める。
  7. 個人情報保護の違反に対しては、毅然たる態度で臨む。

鈴与シンワート株式会社
代表取締役社長 池田 裕一

お客様対応責任者
総務人事部 コンプライアンス・プライバシー担当
TEL:03-5440-2800
FAX:03-5440-2827

2.特定個人情報の保護に関する基本方針

鈴与シンワート株式会社(以下「当社」という。)は、個人番号その他の特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の取扱いが安全かつ適正に行われるよう取り組むことが企業の社会的責務であると考え、以下の基本方針に従って、特定個人情報等を適切に取扱います。

  1. 関係法令・ガイドライン等の遵守
    当社は、特定個人情報等に関して適用される法令、ガイドラインその他の規範を遵守します。
  2. 安全管理措置に関する事項
    当社は、特定個人情報等を適切に管理するために従来の「個人情報保護マネジメントシステム」(JIS Q15001:2006)に準拠した社内ルールに加え「特定個人情報取扱規程」を定め、組織体制の整備、従業者の教育・訓練、漏えい等の事故を防止するための物理的・技術的な対策等の安全管理措置を講じます。
  3. 継続的改善
    当社は、特定個人情報等を含む個人情報の取扱いを継続的に改善するように努めます。
  4. 質問及び苦情処理の窓口
    当社における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記の窓口にご連絡ください。


【特定個人情報等の適正な取扱いに関するお問合せ窓口】
総務人事部 コンプライアンス・プライバシー担当
所 在 地:東京都港区芝4-1-23 三田NNビル22階
電話番号:03-5440-2800
FAX番号:03-5440-2827
       受付時間 :平日10時~17時(祝祭日、年末年始、当社指定休日を除く)

制定日 平成27年10月1日
鈴与シンワート株式会社
代表取締役社長 池田 裕一

3.開示対象個人情報に関する周知事項

【1】個人情報取扱事業者の名称

   鈴与シンワート株式会社

【2】個人情報保護管理者

   総務人事部長 大川正

【3】個人情報の利用目的

   当社が保有する個人情報及び利用目的は、次のとおりです。

個人情報の類型 利用目的
(1) お取引先の皆様に関する個人情報

  ※開示対象個人情報
  1. 契約の履行、履行請求等
  2. 業務上必要な諸連絡・商談等
  3. 取引先情報管理、支払・収入処理
  4. 顧客満足度調査等のアンケートの実施
  5. 来社時の対応管理

上記の目的に必要な範囲で、
当社の関連会社、取引先等に提供することがあります。

(2) 株主の皆様に関する個人情報

  ※開示対象個人情報
  1. 株主総会の案内等および法令に基づく権利行使・義務の履行
  2. 株主への便益提供
(3) イベントに参加された皆様、ならびにWebからのお問い合わせまたは資料請求等をされた皆様に関する個人情報

  ※開示対象個人情報
  1. 連絡、イベントの関連情報のご提供
  2. 関連商品またはサービスのご案内、販売推奨

上記の目的に必要な範囲で、
当社の関連会社、取引先等に提供することがあります。

(4) 当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報

  ※開示対象個人情報
  1. 各種採用に関する情報のご案内

  2. 会社説明会のご案内、申込受付
  3. 採用選考に関するご連絡および選考の実施
  4. 内定式、内定者教育等のご連絡および実施
  5. 適切な配属の実施、入社手続き
  6. 社会保険、労働保険等の資格取得・喪失手続き

上記の目的に必要な範囲で、
当社の関連会社、取引先等に提供することがあります。

(5) 当社が社外から物品・サービス等を調達する際に取得する個人情報
  1. 契約上の権利義務の履行

上記の目的に必要な範囲で、
当社の関連会社、取引先等に提供することがありま す。

(6)取引先から委託を受けお預かりした個人情報
 (特定個人情報含む)
  1. アウトソーシング業務におけるお取引先との契約履行
  2. 上記の目的に必要な範囲で、当社の関連会社、取引先等に提供することがあります。
(7)子会社から委託を受けた個人情報
  1. 給与計算等の委託業務の履行
(8) 弊社協力会社社員に関する個人情報
  1. 案件に対応可能かの判断、諸連絡
  2. 進捗管理等業務遂行上の管理
  3. 従事業務の収支管理
(9) 役職員に関する個人情報

  ※開示対象個人情報
  1. 雇用管理、勤怠管理等人事全般に関する管理
  2. 健康診断管理等福利厚生全般に関する管理
  3. 給与・社会保険業務に関する管理
  4. 公的機関への報告および申請
  5. 安否確認業務に関する管理
  6. グループ関連会社の販売促進活動
  7. 退職後における懇親会等の案内送付
  8. 上記の目的に必要な範囲で、当社の関連会社、取引先等に提供することがあります。
(10) 特定個人情報
  (子会社から委託を受けた特定個人情報を含む)

  ※開示対象個人情報
  (子会社から委託を受けた特定個人情報を除く)
  1. 源泉徴収票作成事務
  2. 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
  3. 健康保険、厚生年金保険届出事務
  4. 健康保険、厚生年金保険申請・請求事務
  5. 雇用保険・労災保険届出事務
  6. 雇用保険・労災保険申請・請求事務
  7. 雇用保険・労災保険証明書作成事務
  8. 従業員持株会にかかる金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務
  9. 不動産取引に関する支払調書作成事務
  10. 報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務

※上記「個人情報の類型」欄に「※開示対象個人情報」と記載のない個人情報は、直接書面以外の方法によって取得した個人情報となります。


【4】個人情報の第三者提供について

   当社は、あらかじめ本人の同意を得ないで、本人の個人情報を第三者に提供することは行いません。

   ただし、次の場合は除きます。

      1.法令に基づく場合
      2.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
      3.国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある
       場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
      4.利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合
      5.合併、営業譲渡その他の事由による事業の承継に伴い、個人情報を提供する場合

【5】個人情報の目的外利用について

   同意を得た収集目的の範囲外の利用および提供は、原則として行いませんが、やむをえず、上記4.以外の目的で個人情報を
   利用する必要が生じた場合には、その目的外利用をすることについて、本人の同意を得るものとします。

【6】個人情報の取り扱いの委託を行う場合について

   当社は、業務を円滑に遂行するため、業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対し必要な範囲で 個人情報の取り扱いの
   委託を行う場合がありますが、この場合は、当社が定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、個人情報の取扱い
   に関する契約の締結や適切な監督を行います。

【7】開示等の請求について

   個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)に基づき、当社に対して本人(または代理人)が、本人に
   関する当社の開示対象個人情報(※)の開示、利用目的の通知、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および
   第三者への提供の停止(以下「開示等」といいます)を請求することができます。


   なお、“特定個人情報の利用停止の求め”を当社に請求する場合は、下記10.“開示等の請求手続きについて”の手続きに準じて
   行います。

      1.開示請求とは
       開示請求とは、本人に関する当社の開示対象個人情報の開示請求をすることです。   2.利用目的の通知請求とは
       利用目的の通知請求とは、本人に関する当社の開示対象個人情報の利用目的の通知を請求することです。
      3.訂正等の請求とは
       訂正等(訂正・追加・削除)の請求とは、本人に関する当社の開示対象個人情報の内容が事実でない場合に開示対象個人情報
       の訂正等を請求することです。
      4.利用停止等および第三者提供の停止の請求とは
       利用停止等(利用の停止・消去)の請求とは、当社が
       ・利用目的の制限を越えて開示対象個人情報を取り扱った場合
       ・不適正な方法で開示対象個人情報を取得した場合に本人に関する当社の開示対象個人情報の利用停止等を請求すること
        です。
       第三者提供の停止請求とは、当社が本人の同意を得ずに開示対象個人情報を第三者に提供した場合に本人に関する当社の
       開示対象個人情報の第三者提供の停止を請求することです。
       ただし、利用停止等および第三者提供の停止を行うことが困難な場合、本人の権利利益を保護するためにこれに代わる措置を
       とるときは、その措置をもって利用停止等に替えるものとします。

   ※「開示対象個人情報」とは
   特定の個人情報を検索できるよう分類された個人情報データベース等を構成する個人情報であって、当社が開示、内容の訂正、
   追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供を行う権限を有するものをいいます。

   なお、当社が保有している「開示対象個人情報」は、“5.個人情報の利用目的”に記載されている個人情報の内、“(1)”から“(4)”、
   “(9)”及び“(10)特定個人情報の子会社役員の特定個人情報を除いた個人情報”となります。



【8】開示等の請求手続きについて

   開示対象個人情報の開示等の請求手続きは以下のとおりです。

    1. 請求方法と請求先

    請求は、必要書類を添えて、配達記録郵便や簡易書留郵便など配達の記録が確認できる方法により、下記まで郵送して
    ください。

   〒108-0014
   東京都港区芝4-1-23 三田NNビル22階 鈴与シンワート株式会社
   総務人事部 コンプライアンス・プライバシー担当


    2. 提出書類

    請求書と本人であることの確認書類を提出してください。
    また、代理人による請求の場合は、それに加えて、代理人を証明する書類を提出してください。
    なお、請求書は、当社所定の様式を下記よりダウンロードして、使用してください。
    また請求書の必要事項を全て記入してください。

      1.当社所定の請求書
       (1) 開示・利用目的の通知を請求される場合
       「個人情報の開示・利用目的通知請求書」(PDF:151KB)
       (2) 内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を請求される場合
       「個人情報の訂正・追加・削除・利用停止等請求書」(PDF:152KB)
      2.本人であることの確認書類
       (1) 請求書の氏名および住所と一致している以下の書類のいずれかのコピー1通
        「運転免許証」、「健康保険の被保険者証」、「旅券(パスポート)」、「年金手帳」、
        「写真付き住民基本台帳カード」、「身体障害者手帳」、「外国人登録証明書」
       (2) 上記書類に加えて、以下の書類のいずれか1通
        「住民票」の写し、「外国人登録原票」の写し
      3.代理人の確認のための書類
       (1) 代理人を証明する書類
       <本人が委任した代理人の場合>
       ・「委任状」(本人の署名・実印による捺印) 1通
       ・委任状に押された本人の印鑑と同一の印影の「印鑑証明書」 1通
       <成年後見人からの申し出の場合>
       ・戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、成年後見登記事項証明書等、その資格を証明する書類いずれか1通

       (2) 代理人本人であることの確認書類
        上記 2.の書類

    ※ 提出していただく書類の中で、本籍地の記載がある書類については、
    その記載部分を黒く塗り潰した上で、提出していただくようお願いします。


    3. 手数料および支払方法

    開示対象個人情報の開示および利用目的の通知を請求する場合、1回の請求ごとに手数料として700円(税込)を徴収させて
    いただきます。請求時に郵便定額小為替700円を同封してください。
    なお、開示対象個人情報の内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の請求に
    つきましては、手数料をいただきません。

    ※ 「郵便定額小為替」は、郵便局で発行しています。なお、郵便定額小為替発行の際の手数料100円および当社への
    郵送料は、請求者が負担してください。
    ※ 手数料が不足していた場合および手数料が同封されていなかった場合は、その旨、連絡しますが、所定の期間内に
    支払いがない場合は、開示等の請求がなかったものとして対応します。

     ■開示等の請求に対する回答方法

    後日、回答書を本人宛に「本人限定受取郵便」で郵送します。
    なお、請求を受領してから、社内調査期間として、当社営業日2週間の猶予をいただきます。
    2週間以上要する場合には、その旨を当社より連絡します。

    ※ 「本人限定受取郵便」は、郵便物に記載された名あて人に対し、郵便局が本人確認を行って郵便物を渡すサービスです。

     ■ 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的

    開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱う ものとします。
    提出いただいた書類は、開示等に対する手続きが終了した後2年間保存し、その後、破棄します。

     ■個人情報の開示等に応じられない理由について

    以下のいずれかに該当する場合は、請求いただいた個人情報について、開示等を行うことはできません。
    開示等を行わないと決定した場合は、以下の理由を付記して通知します。

      ・請求書に記載されている住所、本人の確認のための書類に記載されている住所が一致しないときなど本人であることが
       確認できない場合   ・代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
      ・所定の提出書類に不備があった場合
      ・請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
      ・開示等の請求の対象が開示対象個人情報に該当しない場合
      ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      ・個人情報保護法以外の法令に違反することとなる場合

    なお、不開示および利用目的の非通知の場合についても所定の手数料をいただきます。

【9】個人情報に関する問合せ窓口

  (1)個人情報の開示等及び相談・苦情に関する当社のお問合せ窓口は、以下のとおりです。

お問合せ窓口 お客様対応責任者
総務人事部 コンプライアンス・プライバシー担当
所在地 〒108-0014
東京都港区芝4-1-23 三田NNビル22階
電話番号 03-5440-2800
FAX番号 03-5440-2827
受付時間 平日10時~17時(祝祭日、年末年始、当社指定休日を除く)

  (2)当社の所属する「認定個人情報保護団体」※の名称及び相談・苦情の申し出先は、以下のとおりです。

団体名称 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情解決の
連絡先
個人情報保護苦情相談室
所在地 〒106-0032
東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号 03-5860-7565、0120-700-779
受付時間 9時30分~12時 13時~16時30分

※個人情報保護法で規定されている、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関。

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