POWER EGGのWebデータベースを活用した「新型コロナウィルス」対策
新型コロナウィルスの流行に伴い、全従業員の健康状態を把握し、罹患者が発生した場合ただちに会社としての処置対策を検討する必要があった。 従来はEmailでの従業員の呼びかけと情報収集を実施していたが、収集と管理に時間を要し、管理側の業務の負荷が高まるなどの懸念があった。 そこで、全社に導入済みの「POWER EGG」のWebデータベースを活用し、アンケート形式での健康状態の確認を全従業員に実施することで、 従業員の体調の報告の周知から報告後の確認、集計、管理を迅速に行うことが出来た。
お客様の課題・問題点
1.メールベースでの情報やり取りの限界
管理部門がメールベースで各事業部に対して調査を依頼、その後、調査結果を受け取っていたが、集計が手作業となり、膨大な時間を要していた。また、報告されていない事業部への催促や進捗度の確認などの管理業務においても膨大な時間を要していた。
2.フォーマットの統一化ができていない
事業部によって、報告内容のフォーマットが異なり、情報が不足しているなどが頻発した。不足情報の催促と集計作業が重なり、会社としての対応が後手後手になってしまっていた。
導入後の効果
1.従業員の情報を効率的に収集
POWER EGGの画面から、各従業員がアンケート形式で入力することにより、従業員一人ひとりから迅速かつ的確に情報収集ができるようになった。また、集計などの手作業がほとんど無くなったことにより、管理業務時間の大幅な削減につながった。
2.より詳細な情報収集
各従業員からの報告となることで、従業員本人のみでなく、取引先の状況や家族の状況など詳細な情報が得られた。 毎日利用しているポータル画面から報告できる事と、報告ルート(情報が上司、管理部門のみに公開される)が正しく設定されていることで、より詳細な情報収集ができた。
3.第2波に備えて、さらに活用が可能！
情報統制がシステム的に行える専用ツールという安心感により通常の電話・メールより正確な情報が得られることが分かった。
利用イメージ
POWER EGGの画面から、アンケート形式で収集する事が可能です。
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POWER EGGのWebデータベースを、新型コロナウィルスの健康状態を把握するために利用しようと考えたきっかけはなんでしょうか？当社の従業員の作業場所は、全国に点在しており、かねてから、全従業員向けの情報収集には時間と労力がかかっており、各事業部、事業所、常駐先によって対応の差がありました。 今回の新型コロナウィルスにおける対応では、情報収集のスピードアップと定量的な情報収集が必要と強く感じ、POWER EGGのWebデータベースを導入することを決めました。
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情報収集には時間と労力がかかっていたとのことですが、具体的にどのような方法で行われていて、POWER EGG Webデータベースを利用することでどのように解決ができたのでしょうか？従来の情報収集は、管理部門から、各事業部長にコロナウィルス罹患状況確認依頼メールを送付、各事業部で各従業員からの報告をまとめ、管理部門にメールで報告していました。 各事業部からの報告についても、メールで行われ、メールの文章から、各従業員の情報を拾い、手動にて、エクセルに転記しており、報告されたものの情報もばらつきがあり、 集計作業に膨大に時間がかかっていました。 また、未報告部署への催促もメールでのやりとりが行われ、期間を要するため、設定した期日までにすべての集計作業が完了できないことが多くありました。 POWER EGG Webデータベースを入れることで、情報提供の依頼は、全従業員に一括して周知することが可能で、簡単な入力フォームで回答が行え、 回答結果の収集も自動で行われアウトプットされました。 また、未報告者には、POWER EGGのポータル画面に、期日が迫っている・期日が過ぎている旨のメッセージが自動で通知され、情報の収集率が劇的に向上しました。
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今回の対応にてPOWER EGGのWebデータベースを活用することで業務の改善が図れたことを受け、今後別の業務に活用することはお考えでしょうか。新型コロナウィルス対策の一貫となりますが、今後も流行の兆しがあり、在宅勤務など、従業員の働き方・働き場所が流動的になることが予想されます。 会社としては、従業員がいつどこで業務を行っていたかを把握し、仮に罹患者が発見された場合、 該当従業員の経路（あくまで業務時間中）を特定することができれば、同一の作業場所での作業者への注意喚起や出社是正など、 正確な対策が打てると考えており、作業時間・作業場所の情報取集をWebデータベースを利用して行う構想があります。
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今回の対応における、POWER EGGのWebデータベースの導入までの期間と、導入するにあたってどのような事前準備を実施したのでしょうか。新型コロナウイルスの発生後すぐに、メーカーから「コロナ感染症罹患者管理DB」のサンプル版が提供されており、管理部門への運用イメージの伝達がスムーズに行えたことも、今回の迅速な対応の手助けとなりました。運用開始までの期間は1か月弱でした。事前準備としては、アンケートフォームの内容と作成や、集約方法の設定、 誰がどの情報をどこまで見てよいかといった参照権限の検討と設定を行いました。 ただ、事前準備するものや、考え方・会社への浸透方法については、 鈴与シンワート社のPOWER EGG Webデータベース導入専門チームが適切にリードして頂き、円滑な導入と運用を開始することができました。
製品紹介
当事例では以下の製品を利用して実現しています。
POWER EGG 3.0
「POWER EGG」は、(1)グループウエア、(2)汎用申請ワークフロー、(3)Webデータベース、(4)経費精算ワークフロー、(5)CRM（顧客管理関係）の 5つの機能を保有しており、ユーザーが必要な機能を選択して導入することができます。 画面を4分割した「NaviView」というポータルの入口となるページでは、 左上に「今日すべきこと」、右上に「組織からの連絡事項」、右下には「図書館」として組織内で共有管理される情報が表示されているほか、 左下は「判断・処理すべきこと」としてユーザーが 承認・決裁すべき案件やリスク情報などを速やかに把握・対処できるように情報がプッシュ通知される仕組みになっています。
